Logo    
Продукты, технологии Проекты, внедрения Новости мира IT Форумы Курилка Новые публикации Учебный центр
CitForum    CITForum на CD Море(!) аналитической информации! :: CITFORUM.RU
IT-консалтинг Software Engineering Программирование СУБД Безопасность Internet Сети Операционные системы Hardware HOWTO

28.10.2004

[an error occurred while processing this directive]
Google
WWW CITForum.ru

2004 г.

Проблемы отчетов в ACCESS

Сергей Гущенко, Издательский Дом "КОМИЗДАТ"

Важным элементом программ работы с базами данных является механизм "отчетов". Так как структура баз может быть достаточно сложной, для реализации таких программ недостаточно знать основные возможности "конструктора отчетов". Может потребоваться знание ряда слабо документированных функций и технологических приемов

Выходные документы в СУБД проектируются с помощью механизма отчетов. В MS Access этот механизм имеет массу возможностей, позволяющих создавать выходные документы без обращения к программированию на встроенном языке VBA. Однако не все задачи можно решить таким путем.

Рассмотрим пример. Допустим, есть таблица "TELEFKOD" телефонных кодов с 528-ю записями, начало которой имеет следующий вид:

NPP GOROD KOD_TEL OBLAST
1 Авдеевка 06236 Донецкая
2 Акимовка 06131 Запорожская
3 Александрия 05235 Кировоградская
4 Александровка 06269 Донецкая
5 Александровка 05269 Кировоградская
6 Алушта 06560 Крым

Рис. 1. Вид отчета в Конструкторе

Причем поле "NPP" имеет тип Счетчик (Длинное целое), особенность которого состоит в следующем: при удалении записи в этом поле удаляется и значение, которое больше повторяться не будет. В результате перечень порядковых номеров может не совпасть с перечнем значений в этом поле.

В качестве выходного документа для этой таблицы подготовлен несложный отчет, вид которого в Конструкторе представлен на рис. 1.

Рис. 2. Вид окна свойств Примечания отчета

В этом отчете названия колонок (шапка таблицы) размещены в верхнем колонтитуле, в качестве номера по порядку используется поле "NPP", в нижнем колонтитуле указывается номер страницы и добавлено Примечание отчета с количеством выводимых записей и примером подписей. Модуль класса пустой (то есть никаких программных кодов на языке VBA нет). Распечатывается такой отчет без проблем. Но могут возникнуть претензии к размещению Примечания. По умолчанию его свойство Не разрывать имеет значение "Да". (рис. 2).

Это означает: если всё Примечание не помещается на последней странице строк с данными, то оно будет целиком перенесено на следующую. Но не всегда такое решение допустимо - особенно если печатается финансовый документ. Поэтому можно поменять значение этого свойства на "Нет" - тогда Примечание будет начинаться сразу после вывода последней записи. Это решает рассматриваемую проблему, но не до конца. Может возникнуть ситуация, когда одна подпись (например, Директора) окажется на одной странице (последней с данными), а другая перенесется на следующую,- тоже плохо. Более приемлемым решением в этом случае - с небольшой высотой Примечания - было бы его размещение полностью на отдельной странице, но так, чтобы к нему сверху автоматически добавлялись несколько последних строк с данными. И вот тут без обращения к VBA уже не обойтись. Вариантом решения этой задачи может оказаться следующий текст Модуля класса с кодами обработки событий:

Option Compare Database
Option Explicit
Dim I1 As Integer, KolZap As Integer, KolZ As Integer
Dim dd As Database, zap As Recordset,

Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox (" А нету записей!")
Cancel = True
End Sub

Private Sub Report_Open (Cancel As Integer)
Set dd = CurrentDb
Set zap = dd. OpenRecordset (" TELEFKOD", dbOpenDynaset)
If Not zap. BOF Then
zap. MoveLast
KolZap = zap. RecordCount
End If
zap. Close
KolZ = 0
End Sub

Private Sub ВерхнийКолонтитул_Format 
            (Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
Me![EndStr1]. Visible = False
I1 = 0
End Sub

Private Sub ОбластьДанных_Format 
            (Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
I1 = I1 + 1
KolZ = Me. CurrentRecord
If I1 > 39 Then
If KolZap - KolZ < 3 Then
Me![EndStr1]. Visible = True
End If
End If
End Sub

Во-первых, здесь по ходу дела задействовано интересное свойство Report_NoData - обработка ситуации, когда в таблице-источнике данных нет записей. Текст процедуры почти стандартен, строка Cancel = True приводит к прекращению печати отчета.

Рис. 3. Размещение элемента управления Конец страницы в Области данных

Во-вторых, в Области данных установлен элемент управления Конец страницы (рис. 3), действие которого контролируется в модуле класса.

При форматировании каждой новой страницы его "видимость" отключается (Me![EndStr1]. Visible = False). Включается же при форматировании Области данных - при наступлении определенного условия, которое состоит из двух частей. Первая контролирует область листа, на котором Примечание уже не может разместиться полностью. В данном отчете опытным путем определено, что такой момент возникает после печати 39-й строки (If I1 > 39 Then). Целочисленной переменной, в которой учитывается номер печатаемой строки, является I1. Рис. 4. Пример вывода Примечания отчета на новой странице вместе с несколькими (двумя) последними строками данных При форматировании верхнего колонтитула она обнуляется, а при форматировании каждой новой строки данных ее значение увеличивается на 1. Но этого мало - требуется еще определить, что выводятся последние строки. Это делается через две другие переменные: KolZ, в которую заносится номер текущей записи в печатаемой таблице (KolZ = Me. CurrentRecord) и KolZap, в которой хранится общее количество записей, рассчитываемое при открытии отчета (KolZap = zap. RecordCount). В конечном итоге, если возникает ситуация печати последних двух записей в зоне листа, где уже не может полностью разместиться Примечание, то они печатаются вместе с ним на следующей странице (рис. 4).

Рис. 5. Настройка в "Конструкторе" поля для отображения порядкового номера Рис. 6. Результат отображения "Отчета" (рис. 5) при просмотре

Но в этом примере есть и ошибка - итоговое поле для подсчета количества записей в Примечании отчета насчитало 528 записей. А последний Номер по порядку значится как "529". Такая ситуация возможна в случае, если в качестве номера по порядку выводится поле, имеющее тип Счетчик, а в процессе заполнения таблицы были выполнены удаления записей (в примере была удалена одна запись). Поэтому в качестве поля порядкового номера в отчете лучше использовать свободное поле, не связанное с исходной таблицей. В качестве данных для такого поля надо установить значение "=1" и указать вариант Для всего в параметре Сумма с накоплением (рис. 5 - вид в Конструкторе и рис. 6 - при предварительном просмотре).

Рис. 7. Добавление поля порядкового номера на странице (в Конструкторе)

Может возникнуть необходимость нумерации не только в границах всего отчета, но и постранично. Это также делается через свободное поле (рис. 7), но его заполнение выполняется в модуле класса. Под него объявляется новая переменная, например: Dim NStrP As Integer. Она должна обнуляться при форматировании верхнего колонтитула и заполняться при форматировании области данных, например:



Private Sub ВерхнийКолонтитул_Format 
            (Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
…..
NStrP = 0
End Sub

Private Sub ОбластьДанных_Format 
            (Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
…..
NStrP = NStrP + 1
Me![NSTR1] = NStrP
End Sub
Рис. 8. Вид диалогового окна Сортировка и группировка Рис. 9. Вид Отчета с группировкой по областям и с сортировкой по городам внутри "группы"

Последним вариантом учета строк рассмотрим нумерацию в группе. Access позволяет сортировать и группировать данные прямо при выводе. Эти настройки выполняются в Конструкторе через диалоговое окно Сортировка и группировка (вызывается по команде меню Вид) - рис. 8. Для создания группировки по какому-либо полю этого окна, его (поле) надо выбрать в списке (в примере - поле OBLAST) и указать "Да" в параметре Заголовок группы. Здесь же можно установить сортировку для других полей без группировки по ним (в примере - по полю GOROD). Вывод порядкового номера в группе производится в "свободном" поле, в параметре Данные которого указано "=1", но Сумма с накоплением установлена Для группы. Фрагмент результата показан на рис. 9.

Следующей проблемой может оказаться размещение в нижнем колонтитуле промежуточных сумм по какому-либо полю. Такая ситуация часто возникает в финансовых документах - например, при распечатке ведомости на зарплату. На первый взгляд, сделать это можно по технологии, рассмотренной ранее: объявляется переменная, обнуляется при форматировании верхнего колонтитула и заполняется при форматировании области данных. Но поскольку результат должен быть занесен в "свободное" поле, размещенное в другом разделе (в Нижнем колонтитуле), сумма окажется неправильной - ведь процесс форматирования некоторых разделов "отчетов" в Access может повторяться!!! Это является особенностью технологии подготовки "отчетов" - нужно помнить об этом при программировании. В частности, в рассматриваемом примере заполнение переменной для промежуточной суммы (SumStr) можно выполнять не при форматировании области данных, а при отработке свойства печати области данных (ОбластьДанных_Print), в которой можно проконтролировать ситуацию - будет печататься лист с этими данными или нет. И именно в зависимости от результатов контроля должно быть заполнено поле, расположенное в нижнем колонтитуле. Допустим, оно имеет имя SumS, а переменная, в которой накапливается значение на странице,- SumStr. Тогда текст кода подобной процедуры будет иметь следующий вид:

Private Sub ОбластьДанных_Print 
            (Cancel As Integer, PrintCount As Integer)
'PrintCount = 0 - страница не печатается, 
'           = 1 - будет печататься

SumStr = SumStr + NStrP
If PrintCount = 1 Then Me![SumS] = SumStr
End Sub
Рис. 10. Пример вывода Отчета с Подчиненным отчетом в разделе Примечания отчета (и с неправильным заполнением поля № строки на странице в Подчиненном отчете - значения "55, 56 и т.д.")

Подобная же ситуация может возникнуть при попытке использовать Подчиненный отчет, который чаще всего вставляется в Примечание отчета или в Примечание группы. Если в нем требуется указывать какое-то расчетное значение (например, тот же номер на странице), то оно может оказаться неправильным, так как такой отчет будет форматироваться несколько раз (рис. 10).

Для решения проблемы команду заполнения поля № строки на странице Подчиненного отчета надо переместить из обработки события Форматирования в обработку события Печать раздела Область данных, например:

Private Sub ОбластьДанных_Print 
            (Cancel As Integer, PrintCount As Integer)
NStrP = NStrP + 1
Me![NSTR1] = NStrP
SumStr = SumStr + NStrP
If PrintCount = 1 Then Me![SumS] = SumStr
End Sub

Подписка на новости библиотеки:

Ближайшие курсы ЦИТ:

1-4 ноября 2004, Москва
Современные технологии анализа и проектирования информационных систем

1-5 ноября 2004, Москва
Основы передачи данных

9-10 ноября 2004, Москва
Основы моделирования бизнес-процессов и спецификации требований к ПО

Новые поступления в on-line библиотеку:

26 октября

  • Руководство FreeBSD (FreeBSD Handbook)
  • Спокойная революция
  • TV-тюнинг для компьютера
  • Новое поколение DVD
  • С видеокассеты на DVD

    21 октября

  • Обзор технических решений построения городской операторской сети на базе технологии "Optical Ethernet"
  • Алгоритм Rsync
  • Заметки о Linux-консоли
  • База данных без BDE

    19 октября

  • Функциональная безопасность программных средств
  • Технологические процессы и стандарты обеспечения функциональной безопасности в жизненном цикле программных средств
  • Так как же восстановить данные таблицы?
  • Использование CAST и табличных функций в PL/SQL

    14 октября

  • Разрезая биллионы
  • Платформа, которой не существует
  • Intel 9xx: время тестов
  • Сбалансированная система показателей: краткий обзор рынка программного обеспечения
  • Кросс-браузерность: теория и практика

    12 октября

  • В борьбе за каждый миллиметр
  • Хранилища данных и семантические разрывы
  • BI и ССП: связь между ними
  • Десять заповедей резервного копирования

    7 октября

  • XML-СУБД Sedna: технические особенности и варианты использования
  • Хранилище данных: вопросы и ответы
  • Порядок разработки ETL-процессов

    5 октября

  • Использование сокетов в Delphi
    Часть первая: стандартные сокеты
    Часть вторая: сокеты Windows
  • Задачи и аналитическая платформа для ВРМ
  • Методики, технологии и инструменты ВРМ
  • Выбор системы управления эффективностью бизнеса: решающие факторы

    30 сентября

  • MySQL: Руководство разработчика
  • MySQL: Руководство по ODBC и MyODBC

    28 сентября

  • СУБД ЛИНТЕР. Технический обзор
  • Новое в СУБД ЛИНТЕР 6.1
  • Использование ЛИНТЕР в качестве встроенной СУБД

    21 сентября

  • Материалы книги П.Б.Храмцова "Система доменных имен"
  • Храните свои терабайты в ящике
  • Тестирование контроллеров iSCSI
  • Девять ошибок, которые могут помешать работе SAN

    16 сентября

  • Курс лекций В.В.Воеводина "Параллельная обработка данных"
  • Заморочки от Oracle, или знать бы, где упасть
  • Реинжиниринг: многое в малом
  • CASE-технологии: что, когда, как?

    14 сентября

  • Сильнее угроза - крепче защита (обзор 16 инструментов)
  • GnuPG - OpenSource шифрование и цифровые подписи
  • Оптимизация не-HTML-сайтов для поисковых серверов
  • Новые графические супер-карты от ATI и NVidia
  • Новая жизнь Ethernet

    Все новости >>>



  • IT-консалтинг Software Engineering Программирование СУБД Безопасность Internet Сети Операционные системы Hardware HOWTO

    Реклама на IT-портале citforum.ru

    Нестандартные PR-акции - pr@citforum.ru
    Пресс-релизы и информация в каталог компаний - manager@citforum.ru
    Послать комментарий
    Информация для авторов
    Rambler's Top100 TopList This Web server launched on February 24, 1997
    Copyright © 1997-2000 CIT, © 2001-2004 CIT Forum
    Внимание! Любой из материалов, опубликованных на этом сервере, не может быть воспроизведен в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельцев авторских прав.